Program do KSeF, który upraszcza procesy

Program do KSeF, który upraszcza procesy

Z doświadczenia wdrożeniowego jedno rzuca się w oczy – największym problemem nie jest sam KSeF, tylko to, co zachodzi w jego otoczeniu. System funkcjonuje stabilnie. Chaos pojawia się w wewnętrznych procedurach.

W wielu firmach obieg faktur wygląda podobnie. Dokument dociera e-mailem, ktoś go zapisuje, ktoś inny wprowadza dane ręcznie, a na końcu trzeba jeszcze zweryfikować, czy wszystko się zgadza. Niby funkcjonuje, ale przy większej skali pojawiają się problemy.

KSeF ten problem uwidacznia. Nie daje już możliwości na półśrodki i działanie ad hoc.

Dlatego wdrożenie nie powinno zaczynać się od systemu, tylko od przeorganizowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po analizie wyszło, ile czasu znikało na ręczne przepisywanie danych. Po zmianie podejścia księgowanie, które wcześniej zajmowało kilka dni, zaczęło być realizowane w tym samym dniu.

Największy efekt daje System do faktur Dokument jest przekazywany do systemu, dane są automatycznie rozpoznawane i kierowane do kolejnych etapów bez ingerencji użytkownika. Nieskomplikowane. I właśnie ta prostota robi największą różnicę.

Na początku pojawia się opór – to normalne. Zmiana sposobu pracy zawsze wywołuje niepewność. Ale po krótkim czasie okazuje się, że nikt nie chce cofać się do ręcznego przepisywania dokumentów i manualnej weryfikacji.

Największy błąd, jaki można popełnić, to potraktowanie KSeF wyłącznie jako obowiązku do odhaczenia. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak wykorzysta się ten moment na uporządkowanie procesów, efekty widać bardzo szybko – mniej błędów, więcej kontroli i wymierna oszczędność czasu.

Ocena: 3/5 (1 głosów)  

Szczegóły wpisu:

Podlinkuj wpis:

Dodaj komentarz